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意外と知られていないバーチャルオフィスからの起業と海外進出【btrax】

「バーチャルオフィス」を皆さんはご存知だろうか。初めて名前を聞く方には「”仮想オフィス”とは一体何なのか」「すでにどれぐらいの企業が使っているのか」「他の企業はどのように使っているのか」と思われるかもしれない。今回はリモートワークの新しいスタイルであるバーチャルオフィスが秘める可能性に焦点を当ててみる。

リモートワークの柱・コワーキングスペースの現状

リモートワークといえば、今一番人気なのがコワーキングスペースだろう。その人気は世界規模で未だに上昇傾向にある。昨年11月にイタリア・ミラノでCoworking Space Conference 2015が開かれ、deskmagによる最新のコワーキングスペースの利用状況が発表された。それによると、過去12ヶ月間でコワーキングスペースの数は36%、利用者数も46%増加となったようだ。(※1)この数字は欧米圏だけでなく、世界中でのコワーキングスペースの拡大を示している。そしてもちろん日本も含まれている。

日本でも各地でのコワーキングスペースの増加、それに伴う競争の激化が見られるようになった。北海道大学の学生による統計分析(※2)によると、2014年7月時点でのコワーキングスペースの数はおよそ365となっており、今では400近いスペースがあると考えられる。「ノマド」という言葉も広く認知されるようになり、タスクに応じて自分の好きな場所で働くというスタイルは新しい常識として日本でも定着しつつある。

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写真左はbtrax東京オフィスが入っているコラボレーションオフィスFARO / 右は渋谷にあるコワーキングスペースco-ba shibuya(写真はウェブサイトより引用)

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コワーキングスタイルから派生?起業がより簡単になるバーチャルオフィスとは

その「ノマド」をさらに応用させた、企業の新しいスタイルであるバーチャルオフィスの数も年々増えている。バーチャルオフィスとは、コスト削減などの理由から物理的なオフィスを持たずに、起業・店舗拡大に必要最低限な電話番号や住所などを借りられるサービスである。実際の作業スペースは自宅や他の安い物件を借りて行う、ということになる。

バーチャルオフィスの主な特徴:
・住所を得られる
・会議室の利用が可能
・メンバーコミュニティーに参加
・郵送物の管理、転送サービス
・定期的に開催されるイベントへの参加

海外では低予算で起業ができる、という理由から人気が上昇しており、起業が多く起こるサンフランシスコでもスタートアップ企業に頻繁に利用されている。また、大企業も営業所として支店を安く用意することができるため、主要都市の一等地にバーチャルオフィスを借りることが多く見受けられる。

インターネットやネットワークを上手に活用することで、物理的にオフィスを構えなくても好きな場所で起業することが今では可能だ。

バーチャルオフィスはどうやって生まれたのか

世界的に見てもバーチャルオフィスの歴史は非常に浅い。もともとは、起業をする際の初期費用を抑えたいという要望に応えた、1990年代のレンタルオフィスの流行から始まった。その後のインターネットの普及により、オフィス外でも働けるリモートワークスタイルが世間に浸透することになる。

これをきっかけにコワーキングスペースの数が増え、レンタルオフィスよりもさらに低コストで済むバーチャルオフィスの誕生・増加にもつながった。

日本国内でもバーチャルオフィスの利用数は上がっている。1980年代後半のバブル崩壊から開業数が低下する一方で廃業率は増加し続け、やがて廃業数が起業数を上回るようになった。(※3)それに加えて、2009年に起こったリーマンショックによる不動産業界の不景気も経て、オフィスビルの空室化が目立つようになった。

そのスペースの有効活用方法としてコワーキングスペースが活発になり、その需要も年々上昇傾向を見せ続けるようになる。それに伴って「オフィス自体もリモートで運営が可能なのではないか」という考えから、バーチャルオフィスも少しずつ注目されるようになって現在に至る。「もっと自由なワークスタイル」を推進する今日の風潮も追い風となっている。

最近ではコミュニケーションツールのSlackやオンラインストレージのDropbox、タスク管理や共有をしてくれるdapulseといった、リモートワークをサポートするクラウドサービスが開発され、オフィスにいなくてもスムーズな情報共有が可能となった。バーチャルオフィスの利用は、起業や店舗拡大をするにあたって現実的な選択肢の一つとなっている。

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チャットツールとして最近人気の高いSlack

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チーム全体のタスクの進行状況をオンラインで把握できるdapulse

弁護士など法律関係の他に、経営コンサルタントや旅行代理店など、実際のオフィスを持たなくても顧客との連絡を電話やメール等のネット上で行い、必要時にだけミーティングルームを抑えるスタイルでの利用が最近では多く見られる。

多様化するバーチャルオフィス

現在のバーチャルオフィスサービスは、住所貸し出しや郵送物の転送等のサービスの他に、独自の価値を付け加えたものが増えている。電話や来客対応など、バーチャルオフィスに秘書や受付代行のサービスを追加したり、ミーティングルームを無料で貸し出すサービスを提供しているところも多い。

また、そのミーティングルームにも違いが大きく存在する。お堅いかつ格式の高い部屋であったり、またはスタートアップ企業向けの、フランクな空間をイメージした部屋を用意しているところもある。

バーチャルオフィスサービスを提供する会社はこのように独自の付加価値を見い出すかたちで他店との差別化を図っている。バーチャルオフィス業界もコワーキングスペース同様、顧客獲得が激化し開廃業が頻繁に起こる”戦国時代”に突入しているのだ。

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ミーティングルームのタイプでバーチャルオフィスを選ぶのも一つの方法

バーチャルオフィスの利点とは?

結局のところ、バーチャルオフィスを利用するべき理由とは何だろうか?ウェブ検索でバーチャルオフィスのメリットとデメリットをまとめた記事は簡単に見つけることができる。それらと大差はないが、バーチャルオフィスが持つ利点は以下のようにまとめられる。

1.安く、そして素早くオフィスを持つことができる

バーチャルオフィスを利用することで、利用者は大都市の一等地に安くオフィスを持つことができる。また契約時の手続きも容易であり、立地の良い場所にオフィスを構えることのハードルの高さがなくなるのである。アメリカ、特にサンフランシスコなど審査に厳しく、賃貸料も高額になる場所でもオフィスを用意する煩わしさがあまりない。

一等地にオフィスを持つことがなぜ重要か?これは説明するまでもないが、やはり一等地にあるという信頼感を顧客から得ることができるからである。良い場所にあるというブランド力の効果は思ったよりも大きく、バーチャルオフィスの価格の低さとそれに対するコストパフォーマンスの高さは一番の注目ポイントである。

2.電話や来客対応などを任せられる

始めたばかりのスタートアップ企業のような従業員が少ない、または業務上外出が多い場合は電話対応が難しくなることが多い。そういったニーズに応えるかたちで、現在のバーチャルオフィスには秘書的スタッフが電話・来客対応を丁寧にしてくれるものが増えてきている。このようなサービスは、まだメンバーが揃っていないスタートアップ企業にとっては特にありがたい。

3.郵便物の受け取り、転送を委託できる

「登録したオフィスに実際にいることはあまりないのだが、郵便物はどうしたらよいだろうか。」バーチャルオフィスではサービスの一つとして郵便物の受け取りと転送をしてくれるので心配しなくて良い。

4. ミーティングルームが利用可

実際に業務を行う物理的なスペースは必要なくても、クライエントととのミーティングなど、カンファレンスルームが必要なときは必ずある。スマートフォンのアプリでミーティングルームをすぐ予約でき、部屋を時間単位で提供してくれるバーチャルオフィスも今では増えている。

それがサンフランシスコにある利点とは?

数多くの日本企業の社員や新事業開拓を目指す人々が毎年サンフランシスコを訪れ、ここでのビジネス展開を考察しに来る。そういった事業構想をバーチャルオフィスを軸にして考えてみると、新しい見方でイメージできるかもしれない。ここでバーチャルオフィスを使って起業や進出を行うメリットは何か?ビジネスオーナーはサンフランシスコに何を期待できるのか?それは以下のようになる。

1.スタートアップ企業が活発な街で刺激を受けられる

サンフランシスコが多くの活発なスタートアップ企業が始まる場所であるということはこれまでfreshtraxで説明してきた通りである。コラボレーションが活発なこの都市では新しいビジネスプランの開発・発展を非常にしやすい。カフェで隣に座る客にプロトタイプのテストユーザーとして使ってもらいフィードバックを得る、というのはサンフランシスコでよく見受けられる光景である。

大企業にとっては、テクノロジーの最先端を行くこの街のスタートアップ企業とつながりを作り、ビジネスパートナーとして将来一緒に働く可能性を今のうちに見出しておくこともできる。

参考:お前がどんなに頑張ってもカバー出来るのは世界の2%

ここで考えるべきことはどれぐらいの頻度でサンフランシスコを訪れるか、ということ。サンフランシスコには街の雰囲気やカルチャーを1年に1、2回学びに来る程度でほとんどの業務作業をまだ日本で行う、というような場合は作業スペースを確保するよりもバーチャルオフィスを持つだけで十分のように感じられる。

参考:未上場で評価額10億ドル以上のユニコーンTop10

アメリカ国内からだけではなく、世界から自分のアイディアを試しに来るサンフランシスコという街は、規模に関わらず日本の多くの企業が世界に羽ばたく上で重要な拠点となるはず。実際にサンフランシスコに滞在する期間がほとんどないとしても、ここにオフィスがあるというだけでクライエントや海外にある企業からの印象にも確実に違いが出てくる。

参考:なぜ多くのイノベーションがサンフランシスコ/シリコンバレー周辺で生み出されているのか?

2.立地の面から世界的に見ても便利である

サンフランシスコはアメリカの西海岸にあることから、日本との行き来が楽である。欧米にあるほとんどの主要都市が日本から行くのに十数時間かかる中、サンフランシスコまでの飛行時間は9時間半ほどで済ませられる。日本で働きつつも実際に海外のクライエントに会わなければいけないとなったときに、アクセスのしやすい都市にオフィスをもっておくと、その便利さを痛感するはずだ。

参考:【イノベーションはこのようにして生まれる】 SF Startupオープンハウスイベント: OpenCoS

また、サンフランシスコには世界中から人が集まり、ダウンタウンやシリコンバレーにも世界中から多くの有名企業や有望スタートアップ企業が乱立している。そういった企業やそこに別件で訪れる人とミーティングをするときには、相手方にとっても気軽に来られる便利な街なのだ。

しかしながらこの便利さと比例して、サンフランシスコの物件価格は年々高くなっている。CBREのレポート(※4)によると、1平方フィートに対する費用はサンフランシスコで$114.00であった。これはニューヨーク・マンハッタンの$127.00に次いで、アメリカ国内で2番目に不動産が高い都市ということになる。

また世界的にみても12番目に高い物件料が高い都市となり、サンフランシスコに会社一つが入るオフィスを持つことはもう容易ではない。この現実を踏まえると、バーチャルオフィスを利用してオフィスを構えることは理にかなっている。

3.日本人が適応しやすい海外都市である

1年中穏やかで過ごしやすい気候や日本人の口に合う食べ物、ベイエリアを行き来するBARTやMUNIといった交通網に、アジア文化への理解があるこの街は日本人にとって馴染みやすい都市の一つだろう。普段は日本からのリモートワークで、いざサンフランシスコに向かうことになったとしてもそれほど苦にはならないはずだ。

参考:日系企業のサンフランシスコ・ベイエリアに進出数が過去最高に – 世界中の優れたスタートアップが集まる理由

D.Hausのバーチャルオフィスを選ぶ理由は?

バーチャルオフィスにいち早くから着目しサービスを提供してきたbtraxにて運営しているa href=”http://www.dhaus.co” target=”_blank”>コラボレーションスペースD.Hausで海外進出を目指す日本企業をサポートしている。以下がbtraxが提供するD.Hausのバーチャルオフィスを使う主なメリットである。

btraxはデザイン思考をベースにしたイノベーションプログラムを提供している会社である

一般のコワーキングスペースの運営を中心としている会社と、イノベーション創出を手がけるbtraxでのバーチャルオフィスではサービスに違いが大きく見られる。btraxのリモートワークサービスコミュニティ、D.Hausでは日本の様々なクライエントさんに加えて現地企業との交流を深めて、お互いにイノベーションが生まれるような相互関係を築けるコミュニティを作ることを最終目標としている。

言い換えれば、このコミュニティにいる全員が何かしらイノベーションやそれに近い刺激を得られるようになることがこのD.Hausの存在意義である。

日本にいながらもイノベーション豊かなカルチャーを共有することが、btraxのバーチャルオフィスが胸を張って言える独自の価値である。

そういった環境もあって、btraxには海外経験豊富な日本人スタッフの他に、様々なバックグラウンドやキャリア経験を持つ現地スタッフもいる。サンフランシスコに来れなくても、何か意見交換が必要なときは当社メンバーに聞くだけで様々な視野を持った意見が飛び交うはずだ。

関連記事:【やっぱりよくわからない】デザイン思考ってなに?

1.ネットワークに参加できる

btraxがD.Hausで提供できるもの中で一番強調したいのがこのコミュニティである。D.HausはFacebook上にて過去のテナントも含めた、D.Haus利用者専用のコミュニティを管理しており、そこでサンフランシスコや日本でのイベント情報、調査レポート、サンフランシスコでの最先端のニュースを厳選したものなどを共有するようにしている。

サンフランシスコに来ることが難しくても、日米の企業がこのコミュニティ内でのコラボレーションを行うことでお互いに刺激しあうことができる。また、日米間だけでなく、サンフランシスコに同じような興味を持つ日本企業とコンタクトを持つこともできる。このコミュニティの価値は日本の企業にとって高いものになるはずだ。

さらに、btraxでは日本の企業、特にスタートアップ企業には必要となるネットワークイベントも日米両方で開催している。イベントは毎回テーマが異なり、そのとき旬なものを選ぶようにしている。

今年6月にサンフランシスコオフィスで行ったデザイナーに向けたイベントには現地のオーディエンスを100人近く集めることができた。D.Haus利用者にはこうしたイベントに無料で招待しているので、積極的なネットワーク拡大や意見交換のために参加されることをおすすめする。

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今年6月にUXデザインをテーマにしたイベントを開催したときの様子/テスラの元プロダクトローンチマネージャー、Hokuto Ueda氏とイベント後会談するオーディエンス

2. サンフランシスコの中でも特に活発なSoMa地区にある

SoMa(South of Market)はサンフランシスコの中でも特にスタートアップが多く集まる地域である。Twitter、Lyft、Pinterest、Dropboxなど、今日では聞き慣れたスタートアップ企業と同じ舞台でビジネスを展開することは一つのモチベーションになるだろう。

また、歴史的にもともと倉庫街だったことから、この地区には歴史を感じさせるレンガ壁が今でも残っている建物が多い。btraxオフィスにもレンガ壁にサンフランシスコの景色が広がる自慢のミーティングルームを提供している。

さらには、オフィスから徒歩5分圏内に野球で有名なSan Francisco GiantsのAT&T Parkや、バスケットボールの強豪Golden State Warriorsの新スタジアムであるChase Centerが2019年に完成予定であり、スポーツファンにも嬉しい立地にある。ランチやディナーの場所にも事欠かないこのSoMa地区はバーチャルオフィスの拠点として、btraxが自信を持って提供できる場所である。

関連記事:【D.Hausから歩いて行ける】サンフランシスコ厳選ランチ15店

3.日本語での対応が可能

当社メンバー全員が複数言語を話せるので来客の対応も可能。実際のバーチャルオフィスの契約手続きやその後のミーティングルームの予約も日本語で安心して行うことができる。

イノベーションを生むのに重要とされるデザイン思考、このサービスを提供するbtraxのバーチャルオフィスは単なる住所貸しサービスを行っているだけではない。メンターリングサポートを活用して、アメリカまた世界進出に向けた挑戦に費やす時間をさらに有意義に使うことができる。btraxとしてもこのコミュニティから世界に羽ばたく企業が出てもらえれば嬉しい限りである。

4.弁護士の紹介を受けられる

多くの人にとってアメリカでビジネスを始めるときにネックになるのが法律関係だろう。D.Hausではこちらで起業する際に必要な会社の登記から、様々な状況に対応できる弁護士を用意している。アメリカ、特にサンフランシスコでの経験が豊富で、実際に自身も企業のアクセラレーターとして活躍している日本人弁護士に、ビジネスと法律の両面からのサポートを受けることが可能だ。

5.必要に応じてコワーキングスペース利用のアップグレードも可能

btraxではD.Hausという名でコワーキングスペースの管理も行っているので、もしサンフランシスコでの滞在時間が増え作業スペースが必要なときにはデスク使用が可能なサービスへのアップグレードもスムーズに行うことができる。

バーチャルオフィスの限界とは?

実際に入居をしないバーチャルオフィスには法律上できることが限られるものも存在する。アメリカでバーチャルオフィスを賢く利用するためにも把握すべきポイントを説明しておく。

※ 現地従業員を雇うことができない

こちらでの事業が成功し始め、会社の規模を大きくするときに現地でスタッフを雇うことを考えるようになるだろう。しかし、その雇用のためにはバーチャルオフィスではなく、実際に入居しているオフィスがなくてはならない。

※ 同じ住所を持つ会社が複数現れる

複数の企業が同じバーチャルオフィスと契約するということは同じ住所をもつ企業がでるということ。一般的にバーチャルオフィスを借りる際は住所検索で他の入居業者を事前に調べておく必要がある。

また、近年バーチャルオフィスが犯罪に利用される事例も少なからずあることから、世間のバーチャルオフィスに対する目が少しずつ厳しくなってきいることも事実である。btraxではバーチャルオフィスを様々な企業に安心して利用してもらえるように、そして信頼のあるバーチャルオフィスを提供できるように、入居時に各企業の審査を行うことにしている。将来会社の規模を大きくする際には、実際に入居し作業するオフィスがあった方がさらに無難だろう。

バーチャルオフィスにはこのような制限もあるので、会社の規模や業態に合わせて正しく使う必要がある。btraxのバーチャルオフィスはアメリカ・サンフランシスコで挑戦する際の最初の拠点として、初期費用を抑えながら6ヶ月から数年の範囲で利用することが理想的だろう。

その後会社を大きくしていく際に会社がこれらの限界点に達したときは、実際に作業スペースのある入居型のオフィスにアップグレードことをおすすめする。

実際にどうやって使われることが多い?

最後にbtraxのバーチャルオフィス使用例をいくつかご紹介しよう。

  • ・海外オフィスを持つことで、日本の顧客の信頼感を得る
  • ・海外で起業する際のテストマーケティングとして試験的にオフィスをもつ
  • ・海外での顧客獲得のためサンフランシスコに出向き、ミーティングルームを予約してポテンシャルクライエントに説明会を行う
  • ・似たようなかたちでセミナーや勉強会を企画して集客する
  • ・海外進出の拠点を作るのと同時にメンターリングサービスを利用し事業プランを一緒に組み立てる、不安な英語力もカバーしてもらう

※1
Global Coworking Survey (2015), deskmag. Retrieved from

http://www.deskmag.com/en/first-results-of-the-new-global-coworking-survey-2015-16

※2
宇田忠司、 阿部智和(2015)『コワーキングスペースの様態 : 国内施設に関する記述統計分析』、北海道大学経済学研究

※3
中小企業白書(2011年版):事業所・企業統計調査及び経済センサス-基礎調査による開廃業率
中小企業白書(2011年版):雇用保険事業年報による開廃業率
中小企業白書(2016年版):中小企業数の推移
のデータに基づく

※4
London Remains World’s Most Expensive Office Market; Asia Accounts For Four Of The Top Five (2015), CBRE Group Reports. Retrieved from

http://www.cbre.com/about/media-center/global-prime-office-occupancy-costs-2015

( Kazumasa Ikoma / Managing the btrax co-working space, D.Haus )

btrax (ビートラックス)とは

btraxはサンフランシスコに本社、東京にもオフィスを構えるクリエイティブ・エイジェンシー。これまで多くのアメリカ・国際企業に対してブランドコンサルティングサービス及び日本企業の国際展開とイノベーション創出サポートを提供。お気軽にこちらからお問い合わせ下さい。

またbtraxはデザインをメインにしたコーワーキングスペース、D.Hausを開設致しました。

D.Hausはデザイン的視点から日本企業と地元のスタートアップがコラボレーションを行うことを目的に、2015年10月1日よりサンフランシスコに開設されているオフィススペースです。単なる作業スペースだけではなく、最新情報の提供やメンターシップ、イベントを通じ、ヒトと技術をデザインで繋ぐ事により、イノベーション創出の為のプラットフォームを実現します。こちらには崇城大学も入居しています。

D.Hausのご利用により敷金、礼金、保証金無しでサンフランシスコにオフィスを持つ事が可能です。詳細、資料請求等は公式サイトまで。